Der Unterschied zwischen Microsoft 365, Office 365 und gemieteten Office-Programmen

Was ist Microsoft 365?

Merkmale: Microsoft 365 ist eine Plattform auf der man Programme und Dienste mieten kann. Diese Dienste sind in der Anzahl äußerst zahlreich und verschieden und bieten Unternehmen jeder Größe all das, was sie früher selbst betreiben mussten zu wesentlich kleineren Komplettkosten. Meine Kunden nutzen am häufigsten die folgenden Dienste:

• Mail über den sog. Microsoft Exchange Server – ein sehr guter E-Mail-Dienst, mit dem man z.B. Kontakte und Kalendereinträge über beliebige Geräte synchronisieren kann. Exchange ist für viele Kunden der Grund auf Microsoft zu setzen. Dieser ist buchbar ab 5,6 € pro Postfach. Dieser Dienst bewirkt, dass Ihre Mail (wirklich) über Microsoft Server gesendet werden. 
• Teams: Das ist Microsofts Video/Chat/Telefonie-Lösung und äußerst beliebt um sowohl intern als auch extern als Team zusammenzuarbeiten. Neben Video-Konferenzen kann man auch Dateien ablegen und vielfältig bearbeiten.
• SharePoint ist eigentlich die Intranet-Lösung von Microsoft. Wie eine Website nur für interne Zwecke. Einer diese Zwecke, die bei meinen Kunden sehr beliebt ist, ist die Dateiablage. Also ein Ort an dem Sie als Unternehmen Dateien ablegen und bearbeiten und teilen können. Selbstverständlich lässt sich über Berechtigungen effizient steuern, wer welche Ordner sieht. Sie als Chef sehen alle Ordner. Die Angestellten aus dem Vertrieb sehen nicht den Ordner Buchaltung und anders herum. All diese Daten liegen dann in einer sog. SharePoint-Bibliothek und sind natürlich auch über den Browser einsehbar.
• OneDrive ist quasi Microsofts Dropbox. Mit dem großen Vorteil, dass sich darüber die eben erwähnten SharePoint-Bibliotheken synchronisieren lassen. Das heißt Sie haben in OneDrive Ihren eigenen persönlichen Speicher, den nur Sie sehen können und auch Zugriff auf die gemeinsame Dateiablage Ihres Unternehmens.

Es gibt zig und hunderte weitere Dienste, die man natürlich nicht nutzen muss. Parallel zu diesen Diensten kann man die Office-Programme (Outlook, Word, Excel, …) mieten. Besonders häufig trifft man auf 2 günstige Lizenz-Typen:

• Business Basic: Beinhaltet die 4 oben genannten Dienste, aber KEINE Office-Programme. (5,6 €/Monat)
• Business Standard: Beinhaltet die 4 oben genannten Dienste UND die Office-Programme. (11,70 €/Monat)

Vorteile: Riesige Plattform, die es für Unternehmen extrem günstig macht zu starten. Für die meisten Firmen ist es meist deutlich günstiger diese Dienste zu mieten, als sie selbst zu betreiben. Man bräuchte für die genannten Dienste, div. Server, die sehr viel Geld kosten würden. Sowohl einmalig als auch im laufenden Betrieb.

Nachteile: Aus meiner Sicht keine. Microsoft kann zwar die Preise erhöhen, dies passiert jedoch sehr moderat. Dennoch ist es immer noch immens einfacher und günstiger.

Was ist Office 365?

Kurz gesagt: Office 365 ist der alte Name von Microsoft 365. Früher unterschied Microsoft beim Namen zwischen privat und nicht privat. Das hat aber zu viel Verwirrung geführt. Office 365 ist also ein veralteter Begriff. Reden wir von Microsoft 365.

Was sind die Office-Programme zur Miete?

Merkmale: Viele Leute meinen immer stolz sie nutzen bereits Microsoft 365, haben sich jedoch über Amazon (oder Microsoft.com direkt) nur ein jährliches Abo für 70 € erworben. Dieses Familiy Pack für 6 User berechtigt Sie für 1 Jahr die Office-Programme und den Dienst OneDrive + Teams mit starken Limits zu nutzen. Das ist jedoch nicht das „richtige“ Microsoft 365.

Vorteile: Man kann damit sehr günstig die Familie abdecken. Für 70 € 6 Leute mit Office-Programmen und jeweils 1 TB OneDrive ist unfassbar günstig. Für private Zwecke ist das sicherlich eine gute Idee. Weiterer Vorteil: So lange man jährlich zahlt sind die Programme immer aktuell. Sie haben dann einfach Office. Nicht Office 2019 oder 2022. Sonst das stets aktuelle Office.

Nachteile: Diese Lösung ist nicht für kommerzielle Zwecke gedacht und geeignet. Er bietet natürlich auch keinen Berechtigungen für Ordner usw. Streng gesehen begeht man damit sogar Steuerhinterziehung, wenn man diese Software, die für private Zwecke lizenziert ist, für kommerzielle Zwecke verwendet. Da die Nutzung nicht erlaubt ist, aber stattgefunden hat, hätte man eigentlich kommerzielle Lösung beziehen und entsprechende Steuern zahlen müssen. Müssen. Hat man aber nicht. Das werte FA ist da findig. Dass das rauskommt ist eher unwahrscheinlich, aber ich würde niemals dazu raten und es als Firma auch nicht riskieren.

Was sind die Office-Programme zum einmaligen Kauf?

Merkmale: Die nächste Möglichkeit ist die Office-Programme per einmaligem Kauf zu erwerben. Sie zahlen einige hundert € und haben dann die dauerhaften Nutzungsrechte an z.B. Office 2022. Dies beinhaltet also nur die Programme keine Dienste.

Vorteile: Einmalige, keine laufenden Kosten.

Nachteile: Die Software bekommt 5 Jahre (inhaltliche) Updates und insgesamt 10 Jahre Sicherheitsupdates. Danach ist Schluss und Sie müssen erneut hunderte € hinlegen. Nach 5 Jahren gibt es, wie gesagt, keine Fortentwicklung mehr. Alte Office Software wie z.B. Office 2013 wirkt heute wie aus der Zeit gefallen. Würde man als Firma nicht wirklich mehr nutzen wollen.